Para gestionar proyectos es muy importante contar con herramientas que te ayuden a tener todo el panorama completo de las actividades que debes cumplir con éxito. Esto incluye la comunicación con los stakeholders y la información que se maneja en cada etapa. Hoy te queremos compartir las cinco herramientas digitales y gratuitas para gestionar proyectos.
- Asana: Es una herramienta muy completa que te permite crear tableros de trabajo, y etiquetar a otras personas en tareas específicas, asignar fechas de entrega y recordatorios, así como notificaciones cada que se completan las tareas asignadas. Cuenta con diferentes opciones de visualización de los tableros, y esto ayuda a que sea más fácil actualizarlo.
- Trello: Es una plataforma que recomendamos para gestión de proyectos más sencillos, o con equipos más pequeños. Visualmente es muy sencilla e intuitiva. En su versión gratuita permite crear tableros y tarjetas en las que puedes asignar tareas específicas a cada proyecto. Dentro de cada tarjeta puedes incluir fechas importantes, adjuntar documentos y etiquetar a miembros del equipo para que puedan tener visibilidad del avance.
- Notion: Es una de las herramientas más versátiles, te permite crear tableros de trabajo para gestión de proyectos, pero también tiene otras plantillas en las que puedes llevar control de gastos, minutas de reuniones, listas de tareas, itinerarios de viaje entre otras. Aunque contiene muchas opciones de plantillas predeterminadas, también cuenta con la opción de personalizarlas, o crear algo desde cero. Esta herramienta es perfecta para poner en práctica tu creatividad, y funciona tanto para tu negocio como para tu vida personal.
- Google Calendar: Es una gran opción para gestionar tu agenda, es posible incluir reuniones de seguimiento con otras personas, y espacios de concentración para finalizar alguna actividad. También cuenta con la herramienta de “tareas” que te permite darle check cuando esté finalizada, incluso puedes trasladar correos electrónicos desde una cuenta de Gmail para responderlos en algún momento específico.
- Gmail: Es una muy buena opción para mantener la comunicación con las personas involucradas en tus proyectos. Algunas buenas prácticas para optimizar esta herramienta son programar en tu calendario un espacio de tiempo específico para atender correos electrónicos. Puedes crear plantillas de correos electrónicos recurrentes, por lo tanto te ayuda a ahorrar tiempo y crear etiquetas por temas. Esto te ayudará a encontrar la información que necesitas de forma más fácil.
- Google Drive: Permite tener mucha información en un sólo lugar. Una gran característica es que puedes crear carpetas y documentos colaborativos, de esta manera varias personas pueden trabajar en un mismo documento al mismo tiempo. Puedes utilizarlo para guardar documentos importantes, y materiales digitales relevantes para tus proyectos.
Estas herramientas pueden ser grandes aliados para ahorrar tiempo y que la gestión de tus proyectos sea más fluida y sin estrés. Si quieres conocer más sobre cómo reducir el estrés laboral, te compartimos algunos consejos.
Redacción por: Cecilia Arellano | Gerente Comercial en Victoria147
